業務メール保管庫

未読をため込む人はダメダメ

こんばんは、アリロボスです。台風過ぎ去りましたね。ただ、なんか台風の影響で停電がありまして、朝に会社へ出勤する時刻が来ても待ったが掛かったり、電源が落ちているので復旧対応に追われたりと面倒くさい1日でしたよ。うーむ、仕事をため込むだけでなく、こんな置き土産迄するとは・・。台風めｗ。

みなさん、仕事でメールを使う事あると思います。社外・社内問わずでしょうし、もう当たり前のことかと思いますし、その内容も様々で雑多なことから、業務そのものについて色々でしょう。会社の業務として、直接電話したり、会って話すのと同じ感じで普通に使いますよね。

たまーにメール嫌いな方が、例えば同じ職場内であれば、直接話した方がいいじゃないって言う人いたりしませんか？たしかに相手は見えるところにいるので、メールでやり取りするのがわざわざって感じで手間に思えるのかもしれません。でも、直接話したってその後にメールしませんか？結局はエビデンスが欲しいので記録としてメール出しちゃうとかｗ。

近くにいればメールじゃなくて、話しかければ良いって言う方が、１００％忘れないならいいんですけど、そんなわけ無いですよね。また、そうゆう人に限ってメールの記録も無いから、覚えてないので知らぬ存ぜぬのような感じになってしまってはた迷惑な場合があったりします。

喋りかけた内容を自動で拾って、簡潔にまとめてメールなどの記録に残るようなツールがあると手間が省けるんですけどねｗ。この喋った内容を簡潔にまとめ直すってところを、もう今なら十分機械がやってくれそうな気がします。ボイスレコーダーとかもありますけど、あれってメールやSNSのように履歴を探すのがめんどうくさいじゃないですか？AIスピーカーがだんだん普及していているので、それなら自分の喋ったことに返答するんじゃなくて、受け取ってまとめてくれることもできるような気がします。

話を業務メールに戻りますが、仕事でメールを使う時に、未読の状態で、ものっすごっく貯めこんでいる方いませんか？あれってどうゆう判断なんでしょうかね？取捨選択して優先順位を立てているつもりかもしれませんが、絶対効率悪いと思います。別に一個づつ丁寧に読めって話じゃないですよ。なんのメールかなんて、パッと見ればそれが大事かどうかなんてすぐ分かりますよね。優先順位をつけるためにもちょっと見て、その優先順位のもとであとでじっくり読めばいいだけの話です。

そうやって貯めこんじゃう人を見ると、あぁ、なるほどなぁって思っちゃうんですよね。だって、彼・彼女にメール出したときにレスポンスが悪かったり、的外れな返答が来りするのはこうゆう理由かってわかっちゃいませんか？頭の回転だけじゃなく、読解力とかまでなんとなく反映してしまっているような気がします。もちろん、重要なメールだけを既読にして縦横無尽に動かれる方も何にはいると思います。でも、そんな人は本当に少ないんじゃないでしょうか。

会議中ならいざ知らず、なにかの仕事に取り組んでいたとして、メールが来たらじっくり見なくてもちょこっと目を通すだけはした方が良いだけの話です。そのメールが、たった今取り組んでいる仕事に影響があるかもしれませんし、そのメールによって優先順位だって変わるかもしれません。また、その内容があまり優先順位が高くなくても、これはいつまで後回ししても良いとかの判断にもなるはずです。

忙しいからと言って、未読状態ばっかりしている人はかえって効率を落としていると思います。速読とまで言いませんが、パッと文章の内容を把握する力もどんどん付きますしね。